Sono tempi decisamente particolari, tempi in cui il mondo del lavoro inizia a conoscere, su larga scala, lo smart working (da alcuni chiamato anche home working), il lavoro da casa svolto grazie all’evoluzione dell’informatica.
Il lavoro telematico già da diversi anni è ben noto a molte categorie di lavoratori con Partita Iva, ma nell’attuale emergenza pandemica anche altri settori si sono ritrovati a scoprire questo nuovo mondo, sia nel pubblico che nel privato, con i lavoratori spaesati in quella che è a tutti gli effetti una nuova realtà. Realtà che può portare anche a dei problemi legati alla propria efficienza, con un cambiamento di ambiente e abitudini decisamente notevole.
Come possiamo lavorare da casa ed essere produttivi?
Abbiamo preparato una serie di consigli, basati sulla nostra esperienza personale, in grado di aiutarti ad adattarti a questo nuovo modo di lavorare!
La regolarità è fondamentale
Sii regolare, dai grande importanza agli orari, a prescindere dall’orario effettivo di lavoro. Tieni sulla vostra sveglia un orario ben equilibrato, in maniera tale che ti eviti una dormita eccessiva che potrebbe poi portare a degli squilibri nelle attività di sonno (svegliarsi tardi spesso può portare ad addormentarsi tardi, una eventualità resa ancora più facile da una sedentarietà che non ci rende stanchi a fine giornata).
E’ importante avere degli orari ben precisi in cui svegliarsi, orari precisi in cui riposarti, orari precisi in cui mangiare e anche orari precisi in cui fare del movimento (come dei semplici esercizi a corpo libero): la tua mente gioverà di un mantenimento di una simile regolarità, evitando il disordine nella routine giornaliera che lavorare da casa potrebbe introdurre.
Per esperienza ti diciamo subito che questa è la cosa più difficile, ma che con il passare del tempo riuscirai a costruire una nuova routine: se il tuo lavoro te lo consente non ci sono controindicazioni nella flessibilità degli orari, a patto che questo non vada a discapito delle ore complessive che dedichi al lavoro.
I vestiti fanno la differenza
Girano molte vignette e battute, in rete, sul lavorare in pigiama e situazioni simili. In realtà è sconsigliabile, in virtù di una eccessiva comodità che potrebbe non aiutare nella tua concentrazione efficienza produttiva.
Cerca quindi di cambiarti al mattino (evitando ovviamente di esagerare, non avrebbe davvero senso una eccessiva preparazione per rimanere in casa, come gel o trucco) in maniera tale da imitare la tua normale situazione lavorativa.
Per questo vestirsi, anche se in maniera comoda, può essere importante: per carità, non ti devi per forza di mettere in giacca e cravatta per lavorare sul tavolino del salotto (a meno che non ti attenda una skype call con il Megadirettore), ma anche un semplice jeans e felpa può sicuramente restituire alla tua mente un feedback migliore del pigiama, inevitabilmente associato a un regime più tranquillo, legato ai ritmi del sonno o al riposo festivo.
Organizza la tua postazione
Sempre sulla stessa scia dei due consigli precedenti ci dedichiamo allo spazio di lavoro. Il nostro consiglio è, per quanto possibile, definire un luogo fisico e univoco da dedicare al lavoro.
Ciò è naturalmente più semplice se a casa hai già uno studio, un piccolo ufficio o semplicemente una scrivania. L’idea di spostarsi dal divano o dal tavolo dove hai appena fatto colazione, per “andare a lavorare” (anche solo nella stanza a fianco) è molto utile per entrare nel mood del lavoro e non mescolare in un certo senso vita privata e lavorativa.
Organizza la tua scrivania in modo efficiente, come se fossi in ufficio, tieni a portata di mano quello che pensi ti possa servire per il tuo lavoro, investire del tempo per organizzare gli spazi prima di iniziare ti può aiutare a risparmiarne parecchio successivamente.
Se non hai la possibilità di poter sfruttare una stanza in più in casa (quella dove di solito tutti noi ammucchiamo le cose..) cerca comunque di ritagliarti il tuo spazio, anche apportando delle modifiche temporanee all’arredamento di casa: quel tavolino con sopra i fiori nell’angolo del salotto potrebbe essere perfetto per il tuo laptop!
Definisci degli obiettivi giornalieri
Questo consiglio non è ovviamente valido per tutti, dipende dal tipo di occupazione lavorativa. Certo è che avere degli obiettivi giornalieri è l’ideale per spronare a una maggiore produttività, evitando di adagiarsi nella serenità casalinga.
Prepara, di settimana in settimana, gli obiettivi da raggiungere ogni giorno, cercando così di evitare cali della tua attività produttiva, senza che il progetto di cui ti stai occupando rallenti. Ovviamente tieni conto anche di una certa flessibilità, rivalutando anche di giorno in giorno i tuoi stessi obiettivi: potrebbe esserci un giorno con alcune difficoltà, così come potrebbe esserci una giornata lavorativa più produttiva delle altre, spingendoci quindi a rivalutare gli obiettivi dei giorni successivi. Anche in questo caso il tempo dedicato all’organizzare il lavoro non è mai sprecato! Anzi..
Confrontati con gli altri
Cerca di tenere costanti i contatti con i colleghi. Il nostro consiglio è quello di non chiudersi ed essere inclini al dialogo, durante la giornata, attraverso messaggi di vario tipo, cercando di mantenere una collaborazione forte come se si fosse in ufficio, nonostante le evidenti difficoltà nel seguire un progetto a distanza (difficoltà che nel tempo si affievoliranno, una volta adattati al mondo dello smart working).
Oltre a ciò cercate di organizzare, quotidianamente, una riunione in videoconferenza, anche di pochi minuti, semplicemente per aggiornarvi in maniera chiara su quanto fatto durante la giornata.
Può sembrare una cosa ovvia, eppure è un comportamento da spronare, proprio perché la collaborazione è tra le principali caratteristiche che, a prescindere dallo smart working, può influire positivamente sulla produttività di un team di lavoro.
Molte grandi compagnie, che da anni offrono ai dipendenti la possibilità di lavorare da casa, hanno introdotto dei brevi meeting giornalieri, chiamati Stand Up Meetings.
Hai capito bene, sono riunioni dove tutti i partecipanti stanno in piedi, in questo modo si tiene il cervello sempre attivo e si limitano le dispersioni e le digressioni concentrandosi sull’obiettivo della riunione.
Che tu ci creda o no si possono fare anche via skype: provare per credere!
Le distrazioni non fanno male
Quest’ultimo consiglio potrebbe sembrare in aperto contrasto con quanto detto finora, ma ti assicuro che probabilmente è invece il più importante.
Distrarsi, durante la giornata, è fondamentale, per permettere alla mente di liberarsi, ripulirsi, e ripartire con una maggiore efficienza.
Lavorare in smart working può infatti portare a una situazione di vero e proprio isolamento casalingo, al contrario di quanto siamo abituati a vivere in ufficio, in costante contatto con i nostri colleghi. Siamo pur sempre animali sociali, e il silenzio e la solitudine possono avere un effetto tutt’altro che benefico: tenere la radio accesa, ascoltando programmi radiofonici, può essere tra i piccoli gesti che possono veramente cambiare la nostra esperienza lavorativa in smart working.
A ciò aggiungi comunque dei momenti per te, delle pause caffè e simili, una veloce partita a qualche videogame o quello che più preferisci (c’è chi si dedica alla cucina tra una email e l’altra), così da poter tenere libera la mente ed evitare un vero e proprio sovraccarico giornaliero.
Lo smart working si rivela così una vera e propria avventura lavorativa, da affrontare con entusiasmo e sperimentando di giorno in giorno nuovi modi per adattarci al meglio a questa nuova esperienza.
Speriamo che i nostri consigli, che non si riferiscono solo alla propria produttività, ma anche al benessere mentale necessario per affrontare un cambiamento di ambienti e abitudini così drastico, ti possano risultare utili!